Vevőkönyvelés főkönyvi meghatározása
A Kötelezettségek könyve, más néven a hitelező főkönyve, a leányvállalati főkönyv, amely felsorolja a vállalat különböző beszállítóinak vagy eladóinak adatait, valamint a számlaegyenlegüket, kiemelve a vállalat által fizetendő fennmaradó összeget.
Minden számla konkrét fizetendő adatait követi nyomon, beleértve:
- Számla kiállítási dátuma
- Számlaszám
- Szállító / szállító neve
- Vásárlás Mennyiség
- Fizetendő összeg
A fizetendő tartozások főkönyvi számlaegyenlegét összehasonlítjuk a végződő fizetendő főkönyvi egyenleggel annak biztosítása érdekében, hogy mindkét számla megegyezzen. Ilyen összehasonlítást végeznek az időszak végi (negyedéves / éves) lezárási folyamat részeként.
Példa az elszámolható főkönyvre
A jobb megértés érdekében elemezzük az alábbi példát:
A Titan Sports Gear Company vételi tranzakciói a következők:
- Március 12: 20 000 USD árukészletet vásárolt a FOB rendeltetési helyének 2/15 n 45 pontjával a Mighty Sun Beszállítóktól
- Március 18 .: Visszatért áru 3000 dollár értékben, amelyet a március 12-i szállítások során megrongáltak.
- Március 27.: Fizetik a Mighty Sun Suppliers-től a március 18-i vásárlás áraiért, levonva a visszatérítést és a kedvezményt.
A könyvelési tranzakciókat az állandó készlet módszere szerint rögzítették a következő szállítónapló-bejegyzésekben:
Vásárlási napló
Árukészlet klíma Dr …………………………………………… 20 000 USD
Kintlévõ klímaberendezés ………………………………………………
Készpénz folyósítási napló
General Journal
Ezeket a folyóiratokat az alábbiak szerint helyeznék el a Kötelezettségekkel:
Szállítói fiók: Mighty Sun beszállítók
A szállítói / leányvállalati főkönyvet ennek megfelelően frissítenék a Might Sun beszállítók számára:
Amint a fenti táblázatokból láthatjuk, a Mighty Sun Suppliers szállítói egyenlege 0 USD (NIL), és a tartozások egyenlege szintén 0 USD (NIL). Mivel mindkettő pontosan egyezik, nem feltétlenül szükséges egy teljes ütemtervet készíteni. Ha bármilyen egyenleg függőben van, külön fizetési kötelezettség ütemezésre lenne szükség.
A követelések kezelése szintén hasonló módon történne.
Bizonyos óvatosságra és következetességre van azonban szükség. Ez a példa csak egy szállítóra és egy hónapra vonatkozik. Egy cégnél több bejegyzés és több eladó lehet. Ezért megfelelő mechanizmusnak kell lennie, és nem szabad hibázni, mivel az egyeztetés nehéz feladat lehet.
A párosítás kérdései
Az alábbiakban bemutatjuk azokat a módszereket, amelyek révén a Főkönyv vezérlő szinkronba kerülhet a tartozással:
- Az egyik könyvbe kézi bejegyzés történt, és más nyilvántartást nem vezettek. Ez megnehezíti a megbékélést.
- Lehetséges, hogy egy bizonyos időpontban kikapcsolta a könyvelést a Főkönyvelőbe a Kötelezettségek modulból. Különösen a bejegyzések számítógépes rögzítése esetén.
- Előfordulhat, hogy a feladási feladatot emberi hiba vagy áramkimaradás miatt megszakították a munka során. A mérlegen kívüli bejegyzéseknél tranzakciós naplót kell figyelembe venni. Abban az esetben, ha hiányzik egy teljes köteg, a számlázási előzményeket össze kell hasonlítani a főkönyvvel.
- Lehetséges, hogy az összes feladás sikeresen megtörténik a belépéskor, de a fájl időközben megsérült. Megelőzési módszerként a fájl másolatait fizikai vagy elektronikus formátumban kell tárolni.
A számlák könyvelésének előnyei
- Ez a főkönyv gyors pillanatfelvételt kínál a szállító jelenlegi egyenlegéről.
- Hasznos mint belső ellenőrzési és ellenőrzési modell.
- A vezetők és a könyvelők összehasonlíthatják a leányvállalati egyenleget a főkönyvi egyenleggel a hibák megelőzése érdekében.
- Ez további segítséget nyújt a munkavállalók közötti feladatok szétválasztásában. Lenne egy külön alkalmazott, aki rögzíti a tranzakciót, és egy másik ellenőrzi az esetleges hibákat. Biztosítani fogja a hatékonyságot és az erős belső ellenőrzést.
- Ez az információ felhasználható egy öregedési jelentés készítéséhez, amely tovább mutatja az eladó nevét egyedi lejárt értesítésekkel. Ezenkívül kiemeli az összes kiegyenlítetlen számla összegét. A cash flow okozta változásokat szintén kiemelnénk.
- Ezenkívül, ha a késedelmes számlák száma növekszik, problémákat emelhet ki a vevőkövetelések gyűjteményével kapcsolatban. Rámutat arra, hogy az ügyfelek a szokásosnál hosszabb ideig fizetnek, ami azonnali figyelmet igényelhet.
Következtetés
Az Elszámlázható főkönyv megléte nem kötelező, de előnyösebb a számlák könyveinek tisztán és rendszerezetten tartása érdekében. Az ilyen főkönyvek segítenek nyomon követni a több éven keresztül esedékes és fizetendő kifizetéseket. Kritikus eszköz az ellenőrzési folyamat során is, és sikeresen összekapcsolható az egyes bejegyzések vizsgálata esetén.
Okleveles könyvelők vagy kereskedelmi végzettséggel rendelkező magánszemélyek végezhetnek ilyen feladatokat, ami megkönnyíti a kis irodák és az eladók számára az ilyen számlák vezetését.