Mi az a Folyóiratok?
A vásárlási naplók olyan speciális naplók, amelyeket egy szervezet használ az összes hitelvásárlás nyomon követésére. Más néven Beszerzési könyv vagy Vásárlási napló. Míg a hitelügyleteket a vásárlási könyvben rögzítik, a készpénzes vásárlásokat egy általános naplóba vezetik. Érdemes megemlíteni, hogy az ilyen folyóiratokban csak az áruk hitelvásárlását rögzítik, és a tőkekiadásokat kizárják.
A legtöbb szervezet rendelkezik külön beszerzési részleggel, amely gondoskodik a vásárlás teljes folyamatáról, amely a szükséges áruk azonosítása, osztályozása, árajánlat kérése, megrendelés leadása és a kívánt leírásnak megfelelő áru átvételének megerősítése.
A vásárlási naplóbejegyzés elemei
# 1 - Két fél
Minden vásárlásban két fél van, vevő és eladó. Mindkét fél megállapodik abban az árban, amelyet a vevő fizet áruk vagy szolgáltatások ellenértékeként. Ez a vételár az összes vásárlási napló tranzakciós összege. Azt a személyt vagy szervezetet hívják Szállítónak, akitől vásárolnak, és a hitelen történő vásárláskor a Szállító hitelezőként jelenik meg a mérlegben a fizetés időpontjáig.
# 2 - Hitelvásárlás
Egy szervezet különféle árukat és szolgáltatásokat szerez több szállítótól. Ha jó árut hitelből vásárolnak, a következő naplóbejegyzést teszik közzé - Tegyük fel, hogy az X Ltd. 500 dollár értékű árut vásárolt az Y Ltd.-től -
Fizetéskor -
# 3 - Számla
A számla olyan dokumentum, amelyet az eladó ad ki a vevőnek. Ez egy részletes dokumentum. Tartalmazza a számla dátumát, a szállító nevét és címét, a számlázott szervezet nevét, annak a szervezetnek a címét és nevét, ahová az árut szállítják, az áruk mennyiségét és leírását, a beszállító által fizetési módot, a pénznemet a számla, az adók stb. A számla fontos dokumentum, amely az árukkal együtt kérdés, és amikor a vevőhöz eljut, a vevő a beérkezett árukat a leadott megrendeléssel egyezteti.
# 4 - Beszerzési Osztály
A legtöbb szervezetnek külön beszerzési részlege van, amely a termékek beszerzéséért felel. Tehát, ha bármely személynek vagy részlegnek szüksége van valamilyen árura, akkor kérést kell küldenie a beszerzési osztálynak, ha az áruk már rendelkezésre állnak a raktárban vagy a raktárban, a beszerzési osztály kiadja az árut. Ha az áruk nem állnak rendelkezésre, a vásárló csapat azonosítja a szükséges árukra szakosodott szállítót, és leadja a megrendelést. Miután megérkezett a megrendelés, ellenőrizni fogják, hogy megfelel-e a szükséges leírásnak, és a mennyiség megfelel-e a kértnek. Amint a beszerzési osztály megerősíti, hogy az áruk beérkeztek, a számla a számlákra kerül kifizetésre.
# 5 - Hiteljegy
Abban az esetben, ha a szállított áruk nem felelnek meg a leírásnak, minőségi problémákkal vagy sérüléssel járnak, és a Vevőnek azt vissza kell küldenie a Szállítónak. Ezután a Szállító kiadja a Hitellevél nevű dokumentumot, amelyet a jövőben az árufizetésekhez igazítanak. Tegyük fel, hogy az X Ltd. 1000 dollár értékben adott jót, az Y Ltd. pedig erre az értékre írt jóváírást. Legközelebb, amikor az X Ltd. 5000 USD-t vásárol, csak 4000 USD-t kell fizetnie, mivel 1000 USD-t a hiteljegyhez igazítanak.
# 6 - Vásárlási könyv
A vásárlási könyv egy helyen rögzíti az összes hitelvásárlást, és ott megadják a Szállítók adatait, a számlaszámot, a pénznemet, a mennyiséget és egyéb részleteket. Ezen Beszállítók egyenlegei a Beszerzési könyvből átkerülnek az egyes főkönyvekbe, és az összes költségfejet terhelik egy költségszámlán. Ez az egyik alapkönyv a könyvelési folyamatban, amely elengedhetetlen a főkönyvi egyenleg, a próbaegyenleg és a zárszámadás elkészítéséhez. Az alábbiakban bemutatunk egy XYZ Ltd vásárlási könyvet 2019 augusztusára. Ebben az esetben az 500, 1000 és 2000 dollár egyenlegeket a Nike, az Adidas és a PUMA Ltd. egyes főkönyveihez postázzuk. Emellett a Vásárlási számlát 3500 dollár terheljük.
A beszerzési folyóiratok előnyei
- Az összes beszállító adatai egy helyen találhatók, ami segít a főkönyvi egyenleg és a próbaegyenleg összeegyeztetésében
- Könnyen karbantartható és nyomon követhető adatok a beszállítói elemzéshez
- A teljes hitelvásárlás és a vásárlás típusa egy helyen található
- A beszerzési részleg zavartalan működéséhez elengedhetetlen dokumentum
- Az év végi ellenőrzések során a Beszállítókhoz kapcsolódó számlaszámok megtalálása elérhetővé válik a vásárlási naplókból
- Az egyik híres és széles körben karbantartott könyv
A beszerzési folyóiratok hátrányai
- Külön könyvelőre van szükség, amely időbe és pénzbe kerül
- Ha a beszerzési könyvben rossz szállítói fiókot választanak, az hibát eredményez a próbaegyenleg és a végső elszámolás elkészítésében
Következtetés
A vásárlási naplók minden szervezet számviteli folyamatának létfontosságú és nélkülözhetetlen részét képezik. Gondosan megvalósítva egy hangrendszer segít az időben történő vásárlásokban, ami idő- és pénzmegtakarításhoz vezet. Ezenkívül az ezekből a folyóiratokból származó vásárlási elemzés segít az új szerződések tárgyalásában. A vásárlási naplók a hitelezők kezelésében is segítséget nyújtanak, a visszaküldött áruk állapotának, a kreditjegyek és a beszállítók frissített főkönyvi egyenlegének nyomon követésében, amelyek mind szükségesek ahhoz, hogy egy vállalkozás sikeres és naprakész legyen. A könyvvizsgálók megkönnyítésében is segítséget nyújt az auditorok számára szükséges adatok megadásával.