Naplóutalvány jelentése
A naplóutalvány minden pénzügyi tranzakció dokumentuma, amely tartalmazza a szükséges információkat, például az utalvány azonosító számát, dátumát, az üzleti tranzakció leírását, a tranzakció összegét, az alkalmazandó adókat, hivatkozást más bizonyítékokra, a készítő aláírását és a meghatalmazott személy aláírása, a tranzakciónak a szervezet könyveiben történő rögzítése.
Magyarázat
- Minden tranzakcióhoz valamilyen fizikai biztonsági mentés szükséges, amely alapot jelent számára. A fizikai mentés nem más, mint a naplóutalványként ismert dokumentációs bizonyíték.
- Bizonyítékként tartalmazza a tényleges számlát tartalmazó információkat. A harmadik fél megadja a tényleges számlát. Az utalványt veszik alapul a pénzügyi tranzakciónak a szervezet könyvelésébe történő nyilvántartására.
- Az auditorok általában ellenőrzik az utalványt ellenőrzési eljárásuk részeként.
- A naplóutalványokat (más néven JV-k) olyan tranzakciókra használják, amelyek nem kapcsolódnak semmilyen tárgyi, készpénz-, banki és egyéb üzleti tranzakcióhoz. Ez azt jelenti, hogy a közös vállalkozásokat olyan tranzakciókhoz használják, mint amortizáció, átutalási tételek, kiigazító bejegyzések, céltartalékok, eredményszemléletű tételek, tárgyi eszközök hitelre vétele és eladása, nincs szükség többé leírásra stb.
- Ezek az utalványok könnyen nyomon követhetők bármely könyvelési rendszerben. Mivel ezek a tranzakciók nem rutinszerű tranzakciók, az auditorok elsőbbséget élveznek ezek felett.
Típusok
- Amortizációs utalvány - Az év értékcsökkenési kiadásának rögzítésére.
- Előre fizetett utalvány - előre fizetett költségek rögzítésére;
- FA-utalvány - befektetett eszközök vásárlásának nyilvántartására;
- Az utalvány beállítása - A záró bejegyzések rögzítéséhez.
- Átutalási utalvány - Az egyik számla egyenlegének áthelyezéséhez a másikhoz.
- Rectification Voucher - Hiba kijavításához.
- Céltartalék utalvány - Költségek becsült alapon történő biztosítására.
- Felhalmozási utalvány - felhalmozási jövedelem nyilvántartására;
Célja
- Az elsődleges cél minden üzleti tranzakció kijavítása, amelyet tévesen rögzítenek. A kettős cél továbbá a nem készpénz-orientált tranzakciók könyvelésbe vétele.
- Minden tranzakció nem feltétlenül jár kiáramlással. Ezért az olyan tranzakciókhoz, mint a tárgyi eszközök értékcsökkenése, az immateriális javak amortizációja, a számlaegyenleg leírása, a naplóbejegyzések módosítása stb., Naplóutalványok használatára van szükség.
Jellemzők
- 1. A folyóiratok szabványosítottak
- Minden folyóirat-utalvány az alábbiakra vonatkozó információkat igényel:
- Azonosító szám
- Az ügyfél neve
- Tranzakció összege
- A tranzakció dátuma
- Betéti és hitelszámlák GL (főkönyv) kódokkal
- Okirati bizonyíték
- A végrehajtott ügylet jellegének rövid leírása.
- Minden folyóirat utalványhoz meghatalmazott személy jóváhagyása szükséges.
Példa a folyóirat-utalvány formátumára
# 1 - Gépbeszerzés
Magyarázat
A vállalat hitelt vásárolt üzemek és gépek számára. A Plant & Machinery egy valós számla jellegű (azaz eszköz a szervezet számára). Nem szokás, hogy a szervezet üzleti vállalkozásai naponta vásárolják az üzemet és a gépeket. Ennélfogva a társaság nem adhat ki vásárlási utalványt. A nyilvántartásba vitt dokumentum elkészítéséhez a vállalat a Journal összes utalványát felhasználhatja, amely tartalmazza a fenti részleteket. A szállítótól kapott számla bizonyítékként szolgál az említett Journal utalványhoz.
# 2 - Céltartalék fennálló költségekre
Magyarázat
Minden számviteli év végén a szervezetnek becsléseket kell készítenie a költségekről, amelyek a számviteli időszak vége szempontjából relevánsak lesznek. Ezért rendelkezéseket kell hozni. A tényleges számla azonban az érintett felektől (ha van ilyen) a következő számviteli időszakban érkezik meg. Az okirati bizonyítékok nem állnak rendelkezésre. Így a naplóutalványok a célt szolgálják. Bizonyítékként egy olyan munkát készítenek, amelyben megadják az összegek alapját. A feltételezés általában a vezetés tapasztalataira épül. Mivel a tényleges befizetés nem történik meg, és az érintett eladó sem könnyen azonosítható, a fennálló kiadások (kötelezettség) számláját jóváírják a könyvelésben
A folyóirat-utalvány elkészítéséhez szükséges dokumentumok
- Betéti és kreditjegyek bármely vásárlási vagy eladási hozamhoz
- Bármely nyújtott vagy beszerzett szolgáltatás esetén terhelési vagy kreditjegyek
- Költségszámla előre fizetett vagy fennálló költségek esetén.
- Az esetleges hibák kijavítását igazoló dokumentumok
- A nyomvonal-levelek a naplóutalványok alapjául is szolgálhatnak.
- Alapmunka a rendelkezésekért.
Használat és fontosság
- A nem készpénzes és nem kereskedési típusú tranzakciók rögzítésére szolgál.
- Segít az auditoroknak megérteni a pénzügyi tranzakciók üzleti hatását.
- Bizonyítékként szolgál a jövőbeni felhasználásra.
- A helyesbítési bejegyzések alapját képezi.
Naplóutalvány és naplóbejegyzés
- A „Naplójegy” és a „Naplóbejegyzés” szavakat felcserélhető módon használják. Van azonban különbség a kettő között. Az előbbi minden pénzügyi tranzakció kezdete, a későbbi pedig a számlakönyvekben megadott hatás.
- A naplóbejegyzést a naplóba, azaz az elsődleges könyvelésbe vezetik, míg az utalványok a naplóbejegyzés bizonyítékaként őrzött nyilvántartási dokumentumok.
- A naplóbejegyzések lehetnek egyszerűek (azaz egy terhelés és egy jóváírás) vagy összetettek (azaz egy vagy több terhelés és / vagy egy vagy több jóváírás). A naplóutalványokban azonban nincs ilyen különbség. Egy naplóutalványból tetszőleges számú naplóbejegyzés vonható le.
- A naplóbejegyzés után a következő lépés a bejegyzések könyvelése a megfelelő főkönyvekhez. Másrészt a naplóutalvány következő lépése a tranzakció rögzítése a rendszerbe.
Előnyök
- Minden üzleti tranzakciót a bekövetkezésük időrendi sorrendjében vezetnek.
- Segít a hibák kijavításában.
- Segít a nem készpénzes kiadások könnyű nyomon követésében.
- Segít az év végi könyvelés lezárásában.
- Sima biztonsági mentést biztosít a bejegyzések megfordításához.
- Segít az illetékes hatóság által előírt jelentős pénzügyi beszámolási előírások betartásában.
Hátrányok
- A legnagyobb hátrány, hogy nagy tranzakciók esetén nem képes minden információt megadni.
- Maga az utalvány nem segít nyomon követni az összes pénzügyi tranzakciót. Van esély arra, hogy kevés tranzakció kerüljön kimutatásra. Itt jön létre a könyvvizsgáló szerepe.
- A tranzakcióban nincs tényleges cash flow. Ennélfogva, ha a számviteli könyv nem tartalmaz megfelelő közzétételt, a pénzügyi kimutatások olvasója nem biztos, hogy megérti az összes ilyen felvétel hatását.
Következtetés
A naplóutalványok a nem készpénzes tranzakciók nyilvántartásának kezdetét jelentik. Ezek lényeges hatással vannak a szervezet nyereségére vagy veszteségére. Ezek a bejegyzések azonban a szervezet eredményszemléletű elszámolásának célját szolgálják. Ezeket a tranzakciókat a pénzforgalmi kimutatás elkészítésekor sem veszik figyelembe.