Hogyan csökkenthető az Excel fájlméret?
Az alábbiakban bemutatjuk a 4 módszert az excel munkafüzet fájlméretének csökkentésére.
- Fájl mentése bináris formátumban
- Konvertálja a felesleges képleteket értékekké
- Kép tömörítése
- Pivot gyorsítótár törlése
Beszéljük meg részletesen az egyes módszereket -
# 1 - Fájl mentése bináris formátumban
Az excel fájlméret csökkenthető a szokásos .xlsx formátum konvertálásával .xlsb formátumra, amely a bináris formátum. Ezáltal a fájl méretét a lehető legkisebbre csökkentjük.
- 1. lépés - Nyissa meg az Excel fájlt .xlsx formátumban.
- 2. lépés - Ezután kattintson a Fájl fülre. Az excel Fájl fül legördülő listáján válassza a Mentés másként az excelben lehetőséget.
- 3. lépés - Most válassza a Tallózás opciót , majd megjelenik egy párbeszédpanel.
- 4. lépés - Ezután írja be a fájl nevét a „Fájlnév” mezőbe, most pedig a „Mentés típusként” legördülő menüben válassza ki az .xlsb formátumot, majd kattintson a „Mentés” gombra.
Ez a megközelítés lehetővé teszi számukra a fájlok kiemelését a táblázat méretének csökkentése érdekében.
# 2 - A felesleges képletek konvertálása értékekké
Az Excel fájlméretének csökkentésére a következő megközelítés a felesleges képletek értékekké konvertálása. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a lépéseket, amelyekkel megismerheti a módszertant.
- 1. lépés - Nyissa meg az Excel fájlt, és válassza ki a teljes munkalapot vagy az oszlopok számát, amelyeket képletekből értékekké kell átalakítani.
- 2. lépés - Most nyomja meg az „F5” gombot, és megjelenik az előugró párbeszédpanel. Ezután kattintson a „Különleges” gombra.
- 3. lépés - Ez megnyit egy másik párbeszédpanelt, az alábbiak szerint, majd kattintson a „Képletek” választógombra, majd kattintson az OK gombra.
- 4. lépés - Most, hogy az összes képletet tartalmazó sejt ki lett jelölve. Menjen a Főoldal fülre, és kattintson a „Beillesztés” gombra.
- 5. lépés - Most válassza az Értékek lehetőséget, amint megjelenik a legördülő menü, amikor a „Beillesztés” gombra kattint. Ezután kattintson az „Értékek beillesztése” elemre.
- 6. lépés - Vagy használjon gyorsbillentyűt CTRL + ALT + V , ekkor megjelenik egy párbeszédpanel az alábbiak szerint. Válassza ki az „Értékek” választógombot, majd kattintson az „OK” gombra.
Ez a kiválasztott képleteket értékekké alakítja, ami lehetővé teszi a fájl csökkentését, a táblázat csökkentését és könnyebbé tételét.
# 3 - Kép tömörítése
A következő megközelítés a kép tömörítése az Excel fájlban a munkafüzet méretének csökkentése érdekében. Ez a módszer elengedhetetlen, ha túl sok kép található a munkafüzetben vagy a munkalapon, ami növeli az excel fájl méretét.
- 1. lépés - Kattintson a tömöríteni kívánt képre. Ezután lépjen a „Formázás” fülre a szalagterületen az alábbiak szerint.
Ez az a képeszköz, amely csak a kép kiválasztása esetén jelenik meg.
- 2. lépés - A „Formátum” lapon válassza a „Képek tömörítése” lehetőséget.
- 3. lépés - A kép tömörítése ikon kiválasztása után megjelenik egy párbeszédpanel.
- 4. lépés - Az „Csak erre a képre alkalmazni” opció lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy csak a kiválasztott képet tömörítse. Ennek az opciónak a törlésével a munkafüzet összes képe tömörítésre kerül. Válassza ki az „Email (96 PPI)” lehetőséget is, amely a megosztás minimális dokumentummérete.
- 5. lépés - Kattintson az OK gombra, és mentse a munkafüzetet. Ez csökkenti a teljes Excel fájl méretét.
# 4 - Pivot gyorsítótár törlése
A következő megközelítés segít csökkenteni az excel fájlméretet azáltal, hogy törli a kimutatott gyorsítótárat, miközben létrehozza a kimutatási táblázatot a forrásadatokból.
- 1. lépés - Válassza ki az „Elemzés” fület a pivot tábla eszközeiben. Ez a fül csak akkor jelenik meg, ha az excel fájlban lévő pivot tábla ki van jelölve.
- 2. lépés - Most kattintson a pivot options legördülő menüre, majd az opciókra.
- 3. lépés - A megjelenő párbeszédpanel mellett lépjen az Adatok fülre.
- 4. lépés - Most törölje a jelölést a „Forrásadatok mentése fájlokkal” jelölőnégyzetből. Ez az opció nem hoz létre pivot gyorsítótárat, és lehetővé teszi az excel fájlméret csökkentését.
- 5. lépés - Most válassza az „Adatok frissítése a fájl megnyitásakor” lehetőséget, ez biztosítja, hogy a kimutatás frissüljön, amint az Excel fájl megnyílik. Ha az opció nincs kiválasztva, akkor a pivot táblázatot manuálisan kell frissíteni, ami pivot cache létrehozásához vezet.
6. lépés - Ezután kattintson az OK gombra. Ez biztosítja az Excel fájlméret csökkentését.
Dolgok, amikre emlékezni kell
- Az XLSB fájlformátum sokkal gyorsabban nyílik és menthető, azonban még néhány szempontot is figyelembe kell venni, hogy a makrót engedélyező és a lekérdezésen alapuló excel fájlokat nem szabad-e konvertálni XLSB-be, mivel ezek funkcionális hibákat okozhatnak, miközben XLSB-ként működnek.
- Akkor is, ha az XLSX formátum Excel fájlmérete 5–7 MB, akkor csak akkor maradhat, ha az XLSX fájlméret dupla vagy hármas számjegyre zoomol MB-ban. Akkor az Excel fájlok a legmegfelelőbb megközelítések bármelyikével csökkenthetők-e a fájl méretén.
- Vannak más megközelítések is, például a tömörített tömörített mappa használata, ez úgy történik, hogy jobb gombbal kattint az excel fájlra, megy a küldésre, majd egy tömörített tömörített mappára. Ez megosztás közben csökkenti a fájl méretét. Ez úgy is megtehető, hogy több fájlt választ ki, majd tömöríti a fájlokat egy ZIP-mappában.
- Az általában nagyobb adathalmazok adatainak összegzéséhez használt képletek helyett előnyben részesítse az elforduló táblákat, ez kevésbé befolyásolja a fájlméretet. Ha nagyobb a képlethasználat, akkor a képlet fülön állítsa az Automatikus számítás módot Kézi módra. Ezáltal a fájl sokkal gyorsabban megnyílik, módosul, frissíti az excel fájlt és bezárja a fájlokat.