Költségvetési ellenőrzés jelentése
A költségvetési ellenőrzést úgy ismerik, hogy a menedzsment egy adott költségvetést állít össze annak érdekében, hogy megismerje a társaság tényleges teljesítménye és a költségvetés teljesítése közötti eltéréseket, és ez a menedzsereknek is segítséget nyújt e költségvetések felhasználásában, hogy figyelemmel kísérjék és ellenőrizzék a különféle költségeket az adott számviteli időszakban.
Ez egy szervezet összes funkciójának megtervezésének és ellenőrzésének folyamata a költségvetésben szereplő számok tényleges eredmények összehasonlításával és elemzésével. A költségvetésben szereplő számok és a tényleges eredmények összehasonlításával meghatározza azokat a területeket, amelyeken javításra szorulnak, és ahol megvalósítható a költségcsökkentés, vagy felül kell vizsgálni a költségvetésben szereplő számokat.
Költségvetési ellenőrzési típusok
Különféle típusú ellenőrzések vannak, amelyeket egy szervezet megvalósíthat -
# 1 - Működési ellenőrzés
Ez fedezi a bevételeket és a működési költségeket, amelyek nélkülözhetetlenek a napi üzleti tevékenységhez. A költségvetés tényleges számait a legtöbb esetben havonta hasonlítják össze. Segít elérni az EBITDA feletti ellenőrzést - eredmény a kamatadók amortizációja előtt.
# 2 - Cash Flow Control
Ez egy fontos költségvetés, amely folyamatosan ellenőrzi a működő tőkekövetelményt és a pénzkezelést. A készpénzes válság káros lehet a mindennapi működésre, ezért ez fontos szempont.
# 3 - Capex Control
Ez fedezi a tőkekiadásokat, például gépvásárlás vagy épületépítés. Mivel ez hatalmas összeggel jár, az ellenőrzés itt segít a hulladék megszüntetésében és a költségek csökkentésében.
Hogyan készül a költségvetés?
A költségvetés a korábbi kiadások alapján készül, és figyelembe veszi a várhatóan felmerülő várható költségeket. Manapság olyan számítógépes környezetben, ahol a pénzügyi kimutatásokat excel lapokban készítik el. Lehetőségünk van negyedéves vagy éves átlag kiválasztására.
Például - ha 2019. júliusi költségvetést szeretnénk elkészíteni a második negyedéves eredmények alapján, akkor az úgy néz ki
Itt a júliusi költségvetési képlet = (április + május + június) / 3, azaz április, május és június átlaga.
A fenti táblázatban az áprilisi, májusi és júniusi tényleges eredmények alapján azt várjuk, hogy az árbevétel 6250 dollár, a nettó nyereség pedig 383 dollár lesz júliusra.
Tegyük fel, hogy tényleges eredményeket kaptunk júliusra, és hasonlítsuk össze a júliusi költségvetéssel a különbség eléréséhez
Ebben az esetben a júliusi tényleges eladások 150 dollárral meghaladták a költségvetést. Ennek oka lehet, vagy azért, mert minél több mennyiséget adtak el, vagy az egységenkénti eladási ár kissé megnőtt. Ha az egységenkénti eladási ár állandó maradt júliusban, ez azt jelenti, hogy az értékesítési csapat az átlagosnál jobban teljesített, és ez az oka annak, hogy az értékesítés növekedett.
További elemzés megmutatja, hogy melyik régió és termék vonatkozásában nőtt az eladás. Ugyanígy a működési költségek 33 dollárral nőttek, ami oka lehet bármilyen alapanyag megnövekedett költségének, vagy esetleg melléktermékekkel járhat.
A költségvetési ellenőrzés előnyei és hátrányai
Előnyök
- Hatékony eszköz a részlegek, az egyéni és a költséghelyek teljesítményének mérésére;
- A csökkentendő és hatékonyságnövelő területek meghatározása;
- A megnövekedett hatékonyság és költségcsökkentés a profit maximalizálását eredményezi;
- Segít a teljesítményen alapuló rendszerek bevezetésében és ösztönzésében is.
- A költségek csökkentése mindig az elsődleges cél.
- Javítja az osztályok közötti koordinációt, mivel az eredmények és a költségek összefüggenek egymással.
- Betekintést nyújt a mélyreható elemzéshez és a korrekciós intézkedésekhez.
- Hasznos a szervezet hosszú távú céljának elérésében.
Hátrányok
- A költségvetési számokat gyakran felül kell vizsgálni, mivel a jövőbeni előrejelzés nehéz
- Időigényes és költséges folyamat, emberekre és erőforrásokra van szükség Költségvetési ellenőrzési folyamatok
- Ez a folyamat néha megköveteli a különböző osztályok közötti koordinációt
- Ez a folyamat jóváhagyást és támogatást igényel a felső vezetés részéről
- A tényleges tények és a költségvetés összehasonlítása mindig káros a munkavállalók motivációjára
Korlátozások
- A jövő kiszámíthatatlan, ezért a költségvetés mindig nem garantálja a szervezet zökkenőmentes jövőjét
- Leginkább a régebben rögzített számok használata
- Figyelmen kívül hagyja a demográfiát és sok más gazdasági tényezőt
- A kormányzati politikák és az adóreformok nem mindig kiszámíthatók
- Az olyan természeti események, mint az eső, a monszun, az aszály és más ellenőrizhetetlen tényezők befolyásolják egy szervezet tényleges teljesítményét, amelyet nem lehet figyelembe venni a költségvetés szempontjából
Fontos megjegyzendő pontok
- Minden előre látható bevételt vagy kiadást, amely korábban nem szerepelt, be kell vonni a költségvetésbe.
- Az ellenőrzési funkciók nem lehetnek rendkívüli jellegűek ahhoz, hogy a személyzetet nyomás alá helyezzék, ha igen, akkor változtatásra van szükség.
- A szabványokat időszakonként felül kell vizsgálni.
- Minden változásról haladéktalanul vagy előzetesen tájékoztatni kell az összes érintettet.
- A termelés, az értékesítés vagy a szervezet bármely funkciójának változása hatással lesz az ellenőrzési funkciókra.
- A költségallokáció alapja a mikroszintű elemzés során válik fontossá, ezért ha változás következik be a költségelosztási alapban, akkor azt teljes mértékben elemezni kell, mielőtt bevezetnék.
Következtetés
A költségvetés ellenőrzése nagyon fontos szempont a szervezet napi tevékenységeiben és hosszú távú kilátásaiban. Óvatosan elhelyezve nemcsak a költségek ellenőrzésében, hanem a hatékonyság javításában is segít. Vannak más dolgok, mint a szokásos költségszámítás, amely szintén része annak.
Itt kiszámíthatjuk a költségeket, a hatékonyságot, a hozamot vagy a keverési varianciákat, stb. Tehát azonosítja a variancia mögött rejlő pontos okot, amikor összehasonlítjuk az egyperiódusú tevékenységet egy másikkal. Mivel a mai versenyen a szervezetek mindig a kiválóságra és a legjobb gyakorlatokra törekszenek, és a költségvetési ellenőrzés segít meghatározni és megvalósítani ezeket a politikákat és gyakorlatokat.
Meghatározza, hogy van-e valamilyen kérdés vagy javulás esélye az alapanyagok beszerzésével, az anyag kívánt kimenetével, bármilyen feldolgozási kérdéssel vagy az értékesítési csoport adminisztrációjával. Tehát az üzleti funkciók teljes megértéséhez és a különféle eredmények kiváltó okainak elemzéséhez a költségvetés-ellenőrzés az egyik fontos eszköz a szervezethez kapcsolódó felek kezében.